Memahami Profesi Sekretaris

Memahami Profesi Sekretaris. Sekretaris telah memainkan peran penting dalam angkatan kerja untuk waktu yang sangat lama. Sampai detik ini, profesi ini masih tetap ada dan tidak berubah, bahkan sudah menjadi kebutuhan yang pokok bagi setiap lembaga. Sebagaimana yang difahami tentang profesi ini, sekretaris melakukan berbagai fungsi administrasi, administrasi dalam pemerintahan dan lingkungan bisnis, Namun seperti apakah Sekretaris Profesional itu? Sejauh apakah pemahaman kita, ketika melihat seorang sekretaris?

Sebelum memehami lebih dalam mengenai sekretaris dan bagaimana ia harus bekerja, terlebih dahulu kita harus memahami asal usul kata sekretaris. Sekretaris dari segi asal katanya berasal dari kata “secretum” yaitu bahasa latin yang artinya rahasia. Kata “secretum” lalu kemudian berubah menjadi kata “secretarius” dalam bahasa Perancis, lalu “secretary” dalam bahasa Inggris, lalu akhirnya menjadi kata “secretaries” yaitu dalam bahasa Belanda, dan masuk ke Indonesia yang dikenal dengan istilah “sekretaris” yang berasal dari kata “secretaries” bahasa Belanda. Sekretaris adalah orang, pegawai ataupun karyawan yang di berikan tugas dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan. Atau dapat di katakan definisi sekretaris yaitu seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan ataupun suatu perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

Seorang sekretaris profesional memiliki rutinitas sehari-hari di kantor, mengatur jadwal kantor dan melakukan dokumentasi. Namun untuk menjadi seorang sekretaris profesioanl, seseorang dapat memulai dengan membaca dan mempelajari lebih lanjut tentang tugas-tugas sekretaris profesional.Sebelum membahas mengenai tugas dan fungsi seorang sekretaris, Berikut beberapa hal yang harus di miliki oleh sekretaris untuk menjadi sekretaris yang professional.

Komunikasi Yang Baik

Memilki komunikasi yang baik adalah hala yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Seorang sekretaris profesional, lebih dikenal sebagai asisten administrasi atau eksekutif, akan bertindak sebagai gateway antara klien dan karyawan bisnis. Ia mungkin akan menyaring pengunjung dan panggilan telepon dan mengatur callback atau janji. Selain itu, seorang sekretaris profesional mungkin melakukan survei telepon atau membuat pertanyaan atas nama majikannya. Kadang-kadang juga ia akan mempersiapkan tanggapan untuk 'tanda tangan bos. Seorang sekretaris profesional juga memprioritaskan kerja berdasarkan tenggat waktu dan berkomunikasi dengan orang lain di kantor. Oleh karena itu kemampuan berkomunikasi yang baik sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris.

Penampilan

Sering kali, seorang sekretaris profesional diajak untuk menghadiri agenda pertemuan untuk mencatat wacana dalam pertemuan tersebut.Memberikan kesan yang baik, rapi, dan menawan didalam setiap pertemuan adalah sesuatu hal yang penting. Dari hal semacam demikian, dapat menambah kinerja tersendiri bagi seorang sekretaris yang memberkan kenyamanan kepada setiap orang yang akan dia temui.

Menjaga Rahasia

Seperti namanya Sekretaris dari akar kata rahasaia, seorang sekretaris harus benar-benar mampu menjaga rahasia dan tidak membeberannya kepada siapapun. Posisi sekretaris adalah tangan kanan pimpinan perusahaan yang secara terbuka memahami seluk beluk lembaga atau perusahaan. Baik itu kelemahan yang dimiliki ataupun kelebihan yang dimiliki lembaga atau perusahaan tersebut. Oleh karena itu seorang sekretaris harus mampu membawa dirinya dn menyimpan rahasia kepada siapapun dia bertemu dan berbicara.

Sumber Gambar : ciricara.com

Disiplin dan Etos Kerja yang Tinggi

Seorang sekretaris harus ada kapanpun di butuhkan. Di kantor, seorang sekretaris harus benar-benar aktif. Banyak tugas yang harus di tangani, terutama nformasi yang setiap saat harus di tanggapi dan diikuti. Kedisiplinan adalah modal utama yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena peranannya yang selalu dibutuhkan.

Beberapa hal diatas adalah modal utama untuk melaksanakan tugas sebagai sekretaris selain persayaratan utama yang harus di penuhi. Menjadi sekretaris biasanya harus mempunyai sekurang-kurangnya gelar atau ijazah akademik diploma pada jurusan administrasi, ekonomi, akuntansi,manajemen dll. Persyaratan semacam demikian sangat lumrah di temukan di lowongan kerja atau recruitment sebuah lembaga atau perusahaan yang sedang membutuhkan sekretaris.

Adapaun mengenai tugas dan tanggung jawab seorang sekretaris, terbagi kedalam beberapa jenis tugas yang biasa diakukan, Tugas Sekretaris jika dilihat berdasarkan ruang lingkupnya, dikelompokkan menjadi beberapa bagian yaitu:

Tugas rutin yaitu berbagai macam tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugasnya meliputi seperti, membuka surat-surat, menerima dikte pimpinan, menerima tamu, menerima telepon, menyimpan arsip atau surat, menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan.dan lain-lain.

Tugas khusus yaitu suatu tugas yang diperintahkan secara langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaian tugasnya secara khusus. Tugas ini diberikan sebab adanya unsur kepercayaan bahwa tugas dari sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Bisanya tugas ini meliputi seperti mengonsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi ataupun instansi dari luar, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado ataupun cindera mata, dan masih banyak lagi.

Tugas istimewa yaitu suatu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Dalam tugas seperti ini kerap kali seorang sekretaris dapat menjadi penghubung pimpinan kepada orang lain. Sekretaris juga harus merapikan arsip di meja atasan dan juga mengingatkan kepada pimpinan mengenai agenda dan kegiatan-kegiatan yang akan di lakukan. Tugas Sosial seorang sekretaris adalah mengurusi rumah tangga kantor atau perusahaan, mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya.

Tugas Keuangan yaitu biasanya sekretaris mengurusi keuangan kantor atau sebuah perusahaan tempat ia bekerja. Tugas ini biasanya dilakukan dalam kegiatan pengiriman dan penarikan uang melalui rekening atau cek. menyimpan berbagai macam catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan juga penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari. Tugas sekretaris sebagai resepsionis, diantaranya yaitu untuk penerimaan dan penyambutan tamu pimpinan. Menerima telepon atau e-mail yang masuk dn juga mencatat kegiatan atau agenda sehari-hari pimpinan.

Selain tugas-tugas diatas, ada beberpa lagi tugas yang dilakukan oleh seorang sekretaris didalam pekerjaannya. Ada beberapa tugas-tugas yang tidak terduga atau insidental yang akan di temui oleh seorang sekretaris. Oleh karena itu sekretaris yang profesional harus benar-benar aktif dan total di dalam bekerja. Peranan seorang sekretaris kerap kali menentuan kemajuan dan kemunduran sebuah lembaga atau perusahaan. Menjadi seroang sekretaris sama halnya menjadi ujung tombak atau roda bagi sebuah lembaga atau perusahaan. Tanpa sekretaris, tentu seorang pemimpin akan sangat sulit mencapai kemajuan dan kesuksesan.

Itulah sekilas ulasan seputar profesi sekretaris, semoga bermanfaat!